Verifactu no es una recomendación ni una buena práctica opcional: es una obligación legal con un régimen sancionador propio, y las cifras no son simbólicas. Si eres autónomo o tienes una pyme, entender exactamente qué se sanciona, a quién y por qué importe puede ahorrarte un disgusto serio a partir de 2027. En este artículo desglosamos el marco legal, las cuantías reales y los errores más comunes que pueden ponerte en el punto de mira de Hacienda.
Marco legal: ¿qué normas regulan las sanciones?
El régimen sancionador de Verifactu se apoya principalmente en dos artículos de la Ley General Tributaria (LGT):
- Artículo 201 bis LGT, incorporado por la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal (la conocida «Ley Antifraude»). Regula específicamente las infracciones relacionadas con la fabricación, producción, comercialización y uso de sistemas informáticos de facturación (SIF) que no cumplan los requisitos de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad exigidos por el reglamento.
- Artículo 201 LGT, que regula de forma más general las infracciones por incumplimiento de las obligaciones de facturación (no emitir factura, emitirla con datos incorrectos, etc.), independientemente del sistema informático utilizado.
Es importante distinguir ambos regímenes porque suelen mezclarse en la conversación informal sobre el tema: una cosa es tener un software que no cumple los requisitos técnicos (201 bis) y otra distinta es facturar mal o no facturar cuando corresponde (201), aunque ambas pueden darse a la vez.
Sanciones para autónomos y empresas (usuarios del software)
Aquí está la cifra que más circula, y es correcta: hasta 50.000 € por ejercicio fiscal en el que el autónomo o la empresa utilice, o simplemente tenga disponible, un sistema de facturación que no cumpla los requisitos del reglamento. Este matiz es importante: no hace falta demostrar que has usado el software de forma fraudulenta, basta con tenerlo instalado y operativo sin estar adaptado para que exista riesgo de sanción.
Algunas situaciones concretas que se consideran infracción para el usuario:
- Seguir facturando con Excel, Word o plantillas manuales una vez llegada tu fecha de obligado cumplimiento (recuerda: estos formatos no ofrecen ni el encadenamiento ni la inalterabilidad exigidos, y se consideran igualmente un «sistema informático de facturación» a efectos legales).
- Usar un programa desactualizado cuyo fabricante ya no da soporte ni lo ha adaptado a la normativa.
- Alterar, eliminar o manipular registros de facturación ya emitidos, o usar software de «doble uso» que permita ocultar operaciones (la temida caja B).
- No conservar los registros el tiempo exigido: 4 años a efectos fiscales y hasta 6 años a efectos mercantiles.
- En modalidad Verifactu: no incluir el código QR ni la mención «VERI*FACTU» en las facturas emitidas.
- En modalidad no Verifactu: no firmar electrónicamente los registros cuando el sistema lo exige, o no registrar adecuadamente prefacturas y borradores dentro del propio software.
Un punto que conviene tener muy presente: activar el envío en tiempo real (modo Verifactu) es opcional, no así tener un software homologado. Es decir, no activar ese envío automático no es, por sí mismo, motivo de sanción si tu programa cumple igualmente los requisitos técnicos en su modalidad «no Verifactu». Lo que sí es sancionable es usar un sistema que, actives o no ese envío, no cumpla el reglamento.
¿Puede Hacienda detectarlo sin inspeccionarte en persona?
Sí, y este es un cambio relevante respecto al modelo de control fiscal tradicional. Con el envío automático de registros propio de la modalidad Verifactu, la Agencia Tributaria puede detectar irregularidades de forma remota, sin necesidad de una inspección presencial en tu negocio. Y en la modalidad no Verifactu, el simple hecho de no poder aportar unos registros íntegros cuando se te requieran ya constituye por sí mismo un indicio de incumplimiento.
Sanciones para fabricantes de software
El régimen es todavía más duro para quienes desarrollan y comercializan programas de facturación, precisamente porque un solo software no conforme puede afectar simultáneamente a miles de usuarios:
- Hasta 150.000 € por comercializar o publicitar un producto como «compatible con Verifactu» sin contar con la declaración responsable de cumplimiento correspondiente. A esto se suma la obligación de indemnizar a los clientes afectados por las sanciones que estos hubieran podido recibir a causa del software defectuoso.
- Infracciones de menor gravedad, con importes que parten de 10.000 € y pueden escalar en función del perjuicio causado: por ejemplo, un software que sí está certificado pero que, por un fallo técnico, no genera correctamente todos los elementos exigidos (código QR, formato de registro, huella de encadenamiento).
Una buena noticia para el usuario de buena fe: si tu proveedor te ha entregado su declaración responsable de cumplimiento y, pese a ello, Hacienda detecta un fallo técnico del propio programa, buena parte de la responsabilidad tiende a recaer sobre el fabricante, no sobre ti. Esta es una razón más para exigir siempre esa declaración responsable antes de contratar cualquier software de facturación, y para desconfiar de proveedores que no puedan mostrártela con claridad.
¿Cuándo empiezan a aplicarse estas sanciones?
Las sanciones a usuarios finales no son retroactivas ni se aplican antes de que exista obligación legal de cumplir. Por tanto, entran en juego a partir de:
- 1 de enero de 2027, para empresas y sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027, para autónomos y profesionales.
No existe un periodo de gracia oficial adicional más allá de estas fechas, aunque en la práctica es razonable esperar que las primeras actuaciones de la AEAT se concentren en los casos de incumplimiento más evidente (software manifiestamente no adaptado, ausencia total de digitalización) antes que en errores técnicos menores de sistemas que sí han hecho el esfuerzo de adaptarse.
¿Son acumulables las sanciones?
Sí. Al aplicarse «por ejercicio fiscal», si un negocio mantiene un sistema no conforme durante varios años, la sanción puede repetirse en cada uno de esos ejercicios, lo que puede convertir un problema puntual en un pasivo económico muy relevante con el paso del tiempo.
Dos ejemplos para entenderlo mejor
Caso 1 — Comercio pequeño con hoja de cálculo. Una tienda de barrio sigue emitiendo sus facturas con una plantilla de Excel porque «siempre lo ha hecho así». A partir de la fecha límite que le corresponda, ese sistema no cumple ningún requisito del reglamento (no genera huella, no encadena registros, no incorpora QR), por lo que el negocio queda expuesto a la sanción máxima de 50.000 € por ejercicio, independientemente de su facturación anual.
Caso 2 — Pyme con un ERP antiguo sin actualizaciones. Una empresa utiliza desde hace años un programa de gestión que su fabricante original ya no mantiene ni actualiza. Aunque la empresa no tenga intención alguna de defraudar, a partir de su fecha límite ese software pasa a considerarse no conforme por el simple hecho de no haberse adaptado, y el riesgo de sanción es real aunque el uso del programa sea completamente honesto.
Ambos casos comparten un mismo patrón: la sanción no depende de la intención de defraudar, sino de la conformidad técnica del sistema utilizado.
Cómo evitar sanciones: checklist práctico
- Confirma con tu proveedor de software que dispone de la declaración responsable de cumplimiento del Reglamento Verifactu, y guárdala como referencia.
- Descarta definitivamente Excel, Word o cualquier plantilla manual como sistema principal de facturación antes de tu fecha límite.
- Si usas un programa antiguo, comprueba si sigue recibiendo actualizaciones o si el fabricante ha anunciado su adaptación al reglamento.
- No esperes al último trimestre de 2027 para migrar: cuanto antes lo hagas, menos margen de error tendrás en el proceso.
- Conserva tus registros de facturación el tiempo exigido (4 años fiscales, 6 mercantiles), incluso después de dejar de usar un programa.
- Ante cualquier duda sobre tu caso concreto, consulta con tu gestoría antes de que llegue tu fecha de obligado cumplimiento, no después.
Preguntas frecuentes
¿Me pueden sancionar si tengo el software pero no lo uso activamente? Sí. La normativa contempla como infracción tanto el uso como la simple tenencia de un sistema no conforme, no solo su utilización efectiva.
¿La sanción de 50.000 € se aplica automáticamente o hay margen de graduación? Es el importe máximo previsto; el importe final puede variar según la gravedad, la reincidencia y las circunstancias concretas de cada caso, por lo que conviene contar siempre con asesoramiento profesional ante cualquier requerimiento.
¿Si mi software falla por un error técnico del fabricante, me sancionan a mí? Si dispones de la declaración responsable del fabricante, la responsabilidad tiende a trasladarse hacia él, aunque cada caso puede tener matices que conviene revisar con un profesional.
¿Puedo ser sancionado antes de mi fecha límite (julio de 2027 para autónomos)? No por incumplimiento de Verifactu en sí, ya que la obligación no habrá entrado en vigor todavía para ti. Sí podrías enfrentarte a otras sanciones fiscales no relacionadas con este reglamento si incumples otras obligaciones de facturación ya vigentes.
En el próximo artículo repasamos cómo comprobar, paso a paso, si tu programa de facturación actual cumple realmente con Verifactu, para que puedas anticiparte con tranquilidad.