Es una duda muy razonable, sobre todo para negocios acostumbrados a entregar un albarán o una factura en mano, o a mandar simplemente un PDF por email: ¿desaparece por completo la factura en papel, o puede seguir usándose en paralelo? La respuesta tiene matices según con quién estés facturando.
La regla general: depende de si es una relación B2B o no
La obligación de factura electrónica que trae la Ley Crea y Crece se limita a las relaciones entre empresarios y profesionales (B2B). Esto significa que:
- Facturas a otras empresas o profesionales: una vez te llegue tu fecha de obligado cumplimiento, deberán emitirse en formato electrónico estructurado. El papel y el PDF «suelto» (no generado como parte de un archivo estructurado) dejan de ser válidos como método principal para estas relaciones.
- Facturas a consumidores finales (particulares): esta obligación concreta no les afecta. Puedes seguir entregando factura en papel a un cliente particular si así lo prefiere, aunque si usas un sistema informático para generarla, sí deberá cumplir los requisitos de Verifactu.
¿Y el PDF? ¿Es lo mismo que una factura electrónica?
No exactamente, y es una confusión muy extendida. Un PDF es una representación visual de una factura, pensada para que una persona la lea, pero no contiene los datos estructurados que un sistema informático necesita para procesarla automáticamente. Una factura electrónica «de verdad», a efectos de esta normativa, es un archivo en un formato estructurado (Facturae, UBL, CII o EDIFACT) que un ordenador puede leer campo a campo. Muchas plataformas generan, además del archivo estructurado, una representación en PDF para que sigas teniendo un documento legible de forma tradicional, pero el PDF por sí solo, sin ese archivo estructurado detrás, no cumple la obligación una vez esta te sea exigible.
¿Puedo enviar un PDF mientras no me toque todavía la obligación?
Sí. Hasta que llegue tu fecha límite concreta (según el volumen de facturación de tu negocio, como explicamos en el artículo de calendario de esta categoría), puedes seguir facturando a otras empresas como lo haces ahora, incluyendo el envío de PDFs por email. La obligación no es retroactiva ni se adelanta a tu fecha correspondiente.
¿Desaparece el papel también en las relaciones con particulares?
No, al menos no como consecuencia directa de esta normativa. Un comercio puede seguir entregando un ticket en papel a un cliente que compra en su tienda física, siempre que el sistema que genera ese ticket cumpla los requisitos de Verifactu (en lo que respecta al registro interno, no al soporte de entrega al cliente). Es decir: el papel como soporte de entrega al consumidor final puede mantenerse; lo que cambia es cómo se genera y registra ese documento por dentro.
Un periodo de transición inevitable
En la práctica, y especialmente durante los primeros meses tras la entrada en vigor de cada plazo, es previsible que convivan durante un tiempo negocios ya adaptados con otros que todavía no lo estén, sobre todo teniendo en cuenta que los plazos son escalonados (primero grandes empresas, después el resto). Esto significa que, aunque tú ya factures electrónicamente, es posible que sigas recibiendo facturas en papel o PDF de proveedores más pequeños que todavía no tengan obligación de cumplir. No hay ningún problema legal en recibir facturas en ambos formatos mientras la otra parte no esté todavía obligada.
¿Qué pasa con las facturas ya emitidas antes de la obligación?
Las facturas emitidas en papel o PDF antes de tu fecha de obligado cumplimiento siguen siendo perfectamente válidas y no es necesario «convertirlas» retroactivamente a formato electrónico. La obligación afecta únicamente a las facturas que emitas a partir de ese momento.
Recomendación práctica
Aunque técnicamente puedas seguir usando papel o PDF en determinados casos (particulares, o mientras no te toque la obligación), la recomendación general es empezar a familiarizarte con la factura electrónica estructurada con antelación, por dos motivos: primero, porque tus propios clientes empresa pueden empezar a exigirla antes de que sea obligatoria para ti, simplemente porque a ellos sí les toca antes; segundo, porque la transición gradual es siempre más cómoda que un cambio repentino de última hora, como hemos repetido a lo largo de esta guía.
Preguntas frecuentes
¿Si mi cliente insiste en recibir factura en papel, puedo dársela igualmente una vez me toque la obligación? Si tu cliente es una empresa o profesional y a ti ya te corresponde la obligación, deberás emitir en formato electrónico con independencia de la preferencia de tu cliente, salvo excepciones muy concretas que pueda contemplar la normativa final.
¿La factura electrónica es más difícil de archivar que el papel? Al contrario: uno de los objetivos del sistema es que la conservación sea automática dentro del propio software o plataforma, sin necesidad de archivar físicamente documentos.
¿Puedo imprimir mi factura electrónica para tener una copia en papel? Sí, no hay ningún problema en imprimir una copia física de una factura electrónica para tu propio archivo o comodidad, aunque el documento legalmente válido sea el archivo estructurado.
¿Qué pasa si mi negocio nunca emite facturas a otras empresas, solo a particulares? En ese caso, la obligación de factura electrónica B2B no te afecta directamente; solo tendrías que preocuparte por Verifactu si usas un sistema informático para facturar.
Con este artículo cerramos la categoría dedicada a la factura electrónica B2B. En el siguiente entramos en la categoría de software de facturación para autónomos, empezando por cómo elegir el programa adecuado según tu actividad concreta.
