Antes de entrar en materia, una aclaración necesaria sobre el propio título de este artículo: en el sistema de factura electrónica B2B no existe, técnicamente, un proceso de «homologación» individual de cada plataforma por parte de la Administración, como sí ocurre en otros ámbitos. Lo que sí existe es un conjunto de requisitos legales que cualquier plataforma debe cumplir para poder operar dentro del sistema español de factura electrónica. Vamos a explicarte cómo funciona realmente este ecosistema.
Las dos vías del sistema: solución pública y plataformas privadas
El Real Decreto 238/2026 configura un modelo mixto con dos caminos posibles, que además pueden combinarse:
Solución pública de facturación electrónica (SPFE)
Es una herramienta que debe desarrollar y gestionar la propia Agencia Tributaria, de uso gratuito. Está pensada especialmente para autónomos y pequeños negocios que no necesitan (o no quieren pagar por) funcionalidades avanzadas. Además de servir como canal de facturación alternativo, cumple una función clave para todo el sistema: actúa como repositorio universal, ya que incluso las facturas emitidas a través de plataformas privadas deben remitírsele en copia.
Plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas
Son empresas especializadas que ofrecen servicios de facturación electrónica con funcionalidades adicionales: integración con tu ERP o software de gestión, automatización de flujos de aprobación, paneles de control, soporte técnico dedicado, etc. En España ya operan varias compañías con experiencia previa en facturación electrónica con las Administraciones Públicas que se están posicionando en este nuevo mercado B2B, como EDICOM, Docuten o B2BRouter, entre otras.
Requisitos que debe cumplir una plataforma privada para operar
Aunque no exista una «homologación» formal, el reglamento sí impone obligaciones concretas a cualquier plataforma privada que quiera operar dentro del sistema:
- Remitir copia fiel de cada factura a la solución pública, en la sintaxis correspondiente, para que la Administración tenga visibilidad completa del sistema.
- Interconectarse con cualquier otra plataforma privada que forme parte del sistema, cuando así lo solicite un cliente de cualquiera de las dos plataformas.
- Aceptar todas las solicitudes de interconexión que reciban de otros operadores, sin poder negarse.
- Poner esa interconexión operativa en un plazo máximo de un mes desde que se recibe la solicitud.
- Cumplir los requisitos técnicos de formato, firma electrónica y seguridad establecidos en el reglamento.
Este diseño busca evitar un problema muy real: que una empresa quede «atrapada» en un ecosistema tecnológico incompatible con el de sus proveedores o clientes. Gracias a la obligación de interconexión, en teoría no importa qué plataforma elija cada empresa: el sistema debe garantizar que las facturas lleguen igualmente a su destino.
¿Necesito publicar dónde recibo mis facturas?
Sí, este es un detalle práctico poco conocido. Si decides recibir tus facturas, total o parcialmente, a través de una plataforma privada en lugar de (o además de) la solución pública, la normativa prevé que debas hacer público tu punto de recepción, de forma que tus proveedores sepan por dónde dirigirte sus facturas electrónicas. Si no hay un acuerdo expreso al respecto con un proveedor concreto, se entiende por defecto que optas por recibir a través de la solución pública, sin necesidad de comunicarlo expresamente.
¿Qué formato usan estas plataformas?
El sistema admite varias sintaxis técnicas, todas basadas en el estándar semántico europeo EN 16931:
- Facturae: el formato español tradicional, ya muy extendido en las relaciones con la Administración Pública.
- UBL (Universal Business Language): el estándar internacional más usado en Europa, base de la red Peppol, especialmente relevante para operaciones transfronterizas.
- CII (Cross Industry Invoice): otro estándar europeo, más habitual en determinados sectores industriales.
- EDIFACT: un estándar más antiguo, todavía presente en algunos sectores con sistemas de intercambio de datos ya consolidados.
Las plataformas privadas deben ser capaces de transformar y traducir entre estos formatos cuando sea necesario, precisamente para garantizar que el intercambio funcione sea cual sea el formato de origen o destino.
¿Cómo elegir entre solución pública y plataforma privada?
Como orientación general (lo desarrollamos con más detalle en el siguiente artículo de esta categoría):
- Si tu volumen de facturación B2B es bajo o moderado y no necesitas integraciones avanzadas, la solución pública gratuita puede ser suficiente.
- Si ya usas un ERP o software de gestión con el que quieres que la facturación electrónica se integre de forma automática, una plataforma privada probablemente te ahorrará trabajo manual.
- Si tu empresa exporta o trabaja con clientes internacionales, es más probable que necesites una plataforma privada compatible con estándares como Peppol/UBL, más extendidos fuera de España.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que elegir una única plataforma para siempre? No necesariamente. Puedes combinar vías (por ejemplo, usar la solución pública para unos clientes y una plataforma privada para otros), aunque desde el punto de vista práctico suele ser más sencillo centralizar en una sola opción principal.
¿Es más segura una plataforma privada que la solución pública? Ambas deben cumplir los mismos requisitos legales de seguridad y formato. La diferencia está más en las funcionalidades adicionales y el nivel de soporte, no en la validez legal del sistema.
¿Puedo cambiar de plataforma más adelante si no estoy satisfecho? Sí, aunque como con cualquier cambio de proveedor tecnológico conviene planificar la migración de tu configuración e integraciones con margen.
¿La solución pública estará lista antes que las plataformas privadas? Es difícil saberlo con certeza a día de hoy, ya que ambas dependen del calendario definitivo de implementación. Varias plataformas privadas, al tener experiencia previa en facturación electrónica con la Administración, podrían estar operativas antes que la solución pública, que parte de cero.
En el próximo artículo te explicamos, paso a paso, cómo se envía en la práctica una factura electrónica a otra empresa, desde que la generas hasta que confirmas que tu cliente la ha recibido y pagado.
