Si has empezado a investigar sobre la factura electrónica B2B, es muy probable que te hayas topado con la palabra «Facturae» en más de una ocasión. No es un producto comercial ni una marca: es el formato técnico español sobre el que se construye buena parte del sistema de facturación electrónica en España, tanto con la Administración Pública como, ahora, entre empresas. Te lo explicamos sin tecnicismos innecesarios.
Qué es Facturae, en términos sencillos
Facturae es un formato de archivo estructurado (basado en un lenguaje técnico llamado XML) diseñado específicamente para representar facturas de forma que puedan ser leídas y procesadas automáticamente por un sistema informático, sin intervención humana. A diferencia de un PDF (que un ordenador «ve» básicamente como una imagen de texto), un archivo Facturae contiene los datos de la factura organizados en campos concretos y perfectamente identificados: NIF del emisor, NIF del receptor, concepto, base imponible, tipo de IVA, importe total, etc.
Este formato lleva usándose en España desde hace más de una década en las relaciones de facturación con las Administraciones Públicas, a través de plataformas como FACe. La novedad con la Ley Crea y Crece es que este mismo formato (junto con otros estándares europeos) pasa a ser también una opción válida para las facturas entre empresas privadas.
¿Por qué no basta con un PDF?
Es la pregunta más habitual de quien se acerca por primera vez a este tema. Un PDF es perfectamente legible para una persona, pero no para un sistema informático: si tu programa de contabilidad quiere extraer automáticamente el importe, el IVA o el NIF de un PDF, necesita «adivinar» esa información mediante herramientas de reconocimiento de texto, con el margen de error que eso implica. Un archivo Facturae, en cambio, ya trae esos datos perfectamente etiquetados, lo que permite que el sistema del receptor los procese, concilie y contabilice de forma automática, sin errores de transcripción.
Las versiones de Facturae que te puedes encontrar
Facturae ha evolucionado a lo largo de los años, y es habitual encontrar referencias a distintas versiones, principalmente la 3.2.2 y la 3.2.3, siendo esta última una actualización más reciente del esquema. Como usuario de un software de facturación, no necesitas preocuparte por elegir tú mismo la versión: es tu programa el que debe generar el archivo en la versión vigente y aceptada por el sistema.
Facturae no es el único formato: ¿cuándo se usa cada uno?
Dentro del sistema español de factura electrónica B2B, Facturae convive con otros estándares:
- UBL (Universal Business Language): el formato más extendido a nivel internacional, base de la red europea Peppol, especialmente relevante si facturas a clientes de otros países de la Unión Europea.
- CII (Cross Industry Invoice): otro estándar europeo, más habitual en determinados sectores industriales con sistemas de intercambio de datos ya consolidados.
- EDIFACT: un formato más antiguo, presente sobre todo en sectores con sistemas de intercambio de información muy establecidos desde hace décadas.
En la práctica, si tu actividad es puramente nacional y tus clientes son empresas españolas, es probable que Facturae sea el formato con el que más trabajes, especialmente porque es el histórico de referencia en España y el que sustenta buena parte de la solución pública de la AEAT. Si tienes clientes internacionales, es más probable que necesites que tu plataforma también sea compatible con UBL.
¿Tengo que aprender a «leer» un archivo Facturae?
No, y esta es una tranquilidad importante: como autónomo o pyme, tu experiencia de uso no debería cambiar significativamente. Tu software de facturación genera el archivo Facturae (o el formato que corresponda) de forma automática cuando emites la factura, y lo transmite a través de la plataforma o solución pública elegida. Del mismo modo, cuando recibes una factura electrónica, tu programa te la mostrará de forma legible (normalmente con una representación visual similar a un PDF), sin que tengas que abrir ni interpretar el archivo técnico subyacente.
¿Qué debo comprobar en mi software sobre Facturae?
Al evaluar o confirmar tu software de facturación de cara a la factura electrónica B2B, puedes preguntar directamente:
- ¿Genera facturas en formato Facturae (y en qué versión)?
- ¿Es compatible también con UBL, por si en el futuro facturas a clientes internacionales?
- ¿Gestiona automáticamente la firma electrónica del archivo, o tengo que hacerlo yo manualmente?
- ¿Puedo seguir viendo mis facturas en un formato visual legible, además del archivo técnico?
Preguntas frecuentes
¿Facturae es obligatorio, o puedo elegir otro formato? El sistema admite varios formatos válidos (Facturae, UBL, CII, EDIFACT); no estás obligado a usar específicamente Facturae, aunque suele ser el más habitual en el contexto español, especialmente en la solución pública.
¿Necesito comprar un programa especial para generar archivos Facturae? No necesariamente uno «especial»: la mayoría de programas de facturación modernos orientados al mercado español ya generan o están incorporando la generación de este formato como parte de su adaptación a la factura electrónica B2B.
¿Puedo convertir manualmente un PDF a Facturae? Técnicamente existen herramientas de conversión, pero no es el camino recomendable: lo razonable es que tu propio software genere el archivo estructurado directamente al emitir la factura, evitando conversiones manuales propensas a errores.
¿Facturae tiene algo que ver con Verifactu? No directamente. Facturae es un formato de intercambio de facturas entre empresas (Ley Crea y Crece); Verifactu regula el funcionamiento interno del software de facturación (integridad, trazabilidad). Un mismo software puede necesitar cumplir ambas cosas a la vez, pero son requisitos independientes.
En el próximo artículo repasamos qué ocurre exactamente si, estando obligado, no emites facturas electrónicas B2B: el régimen sancionador de esta normativa.
