Aunque el nombre suene técnico, el proceso de emitir una factura electrónica B2B no es muy distinto, en la práctica diaria, de facturar como lo haces ahora: la diferencia está en lo que ocurre «por debajo», en cómo se genera, se estructura y se transmite el documento. Aquí tienes el proceso completo, paso a paso.
Paso 1: Genera la factura en tu software habitual
Todo empieza igual que siempre: introduces los datos de tu cliente, los conceptos facturados, el importe y el IVA correspondiente en tu programa de facturación. La diferencia es que, si tu software está preparado para la factura electrónica B2B, en lugar de generar (solo) un PDF, generará también un archivo estructurado en uno de los formatos admitidos (Facturae, UBL, CII o EDIFACT).
Paso 2: El sistema añade el código único de factura
Cada factura electrónica debe incorporar un identificador único que combina el NIF del emisor, el número y serie de la factura, y la fecha de expedición. Este código permite identificar de forma inequívoca cada documento dentro de todo el sistema, evitando duplicados o confusiones entre facturas de distintos emisores.
Paso 3: Firma electrónica del documento
Si emites a través de una plataforma privada, la factura debe llevar una firma electrónica avanzada (o un sello electrónico avanzado), que garantiza su autenticidad e integridad. Este proceso, en la práctica, lo gestiona automáticamente tu software o tu plataforma, sin que tengas que firmar manualmente cada documento uno por uno.
Paso 4: Elección del canal de envío
Aquí decides (o ya tienes configurado de antemano) cómo va a llegar la factura a tu cliente:
- A través de la solución pública de la AEAT, si tú o tu cliente la habéis elegido como canal.
- A través de una plataforma privada, propia o de tu cliente, con la que exista interconexión.
- Si tu cliente usa una plataforma distinta a la tuya, el sistema de interconexión obligatoria entre plataformas privadas debería garantizar igualmente la entrega.
Paso 5: Envío de la copia a la solución pública
Si has emitido a través de una plataforma privada, esta se encarga automáticamente de remitir una copia fiel de la factura a la solución pública de la AEAT, que actúa como repositorio universal del sistema. Este paso es transparente para ti: no tienes que hacer un envío adicional manual, lo gestiona la propia plataforma.
Paso 6: Tu cliente recibe la factura y comunica su estado
Una vez recibida, tu cliente (o su propio sistema, de forma automatizada) debe comunicar, como mínimo, dos estados:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura: si está conforme con lo facturado o detecta algún error.
- Pago efectivo completo, con su fecha, una vez abonada.
Esta comunicación de estados es precisamente lo que permite al sistema generar la trazabilidad de plazos de pago que persigue la Ley Crea y Crece, y es una de las diferencias más importantes respecto a facturar en papel o PDF, donde ese seguimiento dependía de gestiones manuales (llamadas, emails, hojas de cálculo propias).
Paso 7: Seguimiento y conciliación
Desde tu propio software o plataforma, podrás consultar en qué estado se encuentra cada factura emitida: pendiente de aceptación, aceptada, rechazada, pagada. Esto facilita mucho el trabajo de conciliación contable y de gestión de cobros, especialmente si facturas a un volumen alto de clientes empresa.
Paso 8: Conservación de la factura y su histórico de estados
La factura electrónica, junto con el registro de sus distintos estados (aceptación, rechazo, pago), debe conservarse durante el plazo legal exigido, igual que ocurre con cualquier documento de facturación. La ventaja de un sistema electrónico bien implementado es que esta conservación suele ser automática, sin que tengas que archivar manualmente PDFs o papeles.
¿Qué pasa si mi cliente rechaza la factura?
Si tu cliente rechaza comercialmente una factura (por ejemplo, porque detecta un error en el importe o en los conceptos), el sistema debe permitir gestionar esa incidencia, habitualmente mediante la emisión de una factura rectificativa o de un nuevo documento corregido, siguiendo el mismo proceso estructurado. Es importante no confundir este rechazo comercial con la posibilidad de alterar una factura ya emitida: al igual que ocurre con Verifactu, no se trata de «editar» el documento original, sino de generar nuevos registros vinculados que mantengan la trazabilidad completa.
Preguntas frecuentes
¿Necesito saber programación o tener conocimientos técnicos para hacer todo esto? No. Todo este proceso lo gestiona tu software de facturación o tu plataforma de intercambio; tu experiencia como usuario debería ser muy similar a la de facturar como lo haces ahora, solo que con más información sobre el estado de cada factura.
¿Puedo seguir viendo mis facturas en formato «bonito» (PDF) aunque se envíen de forma estructurada? Sí. La mayoría de sistemas generan una representación visual (PDF) de la factura estructurada, de forma que tanto tú como tu cliente podéis consultarla de forma legible, además del archivo estructurado que procesa el sistema.
¿Qué pasa si envío una factura a una empresa que todavía no está preparada para recibir facturas electrónicas? Mientras no le corresponda todavía la obligación (según su plazo, 12 o 24 meses desde la Orden Ministerial), es un aspecto a acordar con esa empresa; en general, el sistema y los canales estarán disponibles antes de que la obligación sea exigible para negocios que quieran adelantarse.
¿Puedo automatizar la comunicación de estados o tengo que hacerlo manualmente? Depende de tu software o plataforma. Muchas soluciones permiten automatizar buena parte de este proceso, especialmente la confirmación de pago, si está integrado con tu sistema bancario o contable.
En el próximo artículo profundizamos en uno de los formatos técnicos que puedes encontrarte al facturar electrónicamente: Facturae, el estándar español, explicado sin tecnicismos.
