¿Qué es Verifactu y por qué es importante para tu negocio?
¿Qué es VeriFactu y por qué es importante para tu negocio?
VeriFactu es el nombre con el que se conoce habitualmente al reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para emitir facturas en España. Su objetivo es garantizar que los registros de facturación sean íntegros, trazables, conservables y no puedan modificarse o eliminarse sin dejar rastro.
Para autónomos y empresas, esto significa que el programa utilizado para facturar tendrá que adaptarse a unos requisitos técnicos concretos. Entre ellos se encuentran la generación de registros de facturación, el uso de una huella digital (hash) y la incorporación de un código QR en las facturas.
La importancia de VeriFactu está en que cambia la forma en la que muchos negocios gestionan su facturación. Ya no se trata únicamente de generar una factura en PDF o papel: el sistema informático que la produce debe garantizar la trazabilidad de los registros y estar preparado para comunicarlos a la Agencia Tributaria cuando corresponda.
En resumen: VeriFactu busca hacer la facturación más segura y transparente y reducir las posibilidades de manipulación de las facturas. Por eso, elegir un software de facturación preparado para la normativa será una cuestión importante para cualquier negocio al que le resulte aplicable.
Requisitos técnicos y legales de Verifactu
Para que un programa de facturación pueda utilizarse conforme al sistema VeriFactu, debe cumplir una serie de requisitos técnicos y legales destinados a garantizar que las facturas y sus registros sean íntegros, trazables, conservables y no puedan manipularse sin dejar rastro.
El marco principal está formado por la Ley 11/2021, el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), y la Orden HAC/1177/2024, que desarrolla sus especificaciones técnicas y funcionales.
¿Qué debe cumplir un software de facturación?
Entre los principales requisitos se encuentran:
- Integridad e inalterabilidad: los registros no deben poder modificarse o eliminarse de forma que se pierda su trazabilidad.
- Trazabilidad: los registros deben estar correctamente encadenados para poder detectar alteraciones.
- Huella digital o hash: los registros utilizan un mecanismo de huella digital basado actualmente en SHA-256.
- Registro de facturación: el sistema debe generar los registros correspondientes a las facturas y, cuando corresponda, a sus anulaciones.
- Conservación, accesibilidad y legibilidad: la información debe conservarse de forma que pueda recuperarse y consultarse cuando sea necesario.
- Código QR: las facturas deben incorporar el código QR o el elemento sustitutivo previsto para determinados formatos electrónicos.
- Declaración responsable: el fabricante o desarrollador debe disponer de una declaración responsable que certifique el cumplimiento del sistema con la normativa aplicable.
Además, la Agencia Tributaria publica las especificaciones técnicas, diseños de registro, algoritmos de hash, características del QR, validaciones y ejemplos de declaraciones responsables que deben tenerse en cuenta para desarrollar estos sistemas.
¿Es obligatorio utilizar exactamente la modalidad VeriFactu?
No necesariamente. La normativa contempla los Sistemas de emisión de facturas verificables (VERI*FACTU) y los sistemas de emisión de facturas no verificables, con requisitos técnicos diferentes en determinados aspectos. Por ejemplo, los sistemas no verificables tienen obligaciones adicionales relacionadas con la comprobación de las huellas y los registros de eventos.
En definitiva: si utilizas un programa para facturar, no basta con que el proveedor diga que es «compatible con VeriFactu». Conviene comprobar que el sistema dispone de la correspondiente declaración responsable y que implementa los requisitos técnicos establecidos por la normativa.
Consultar la información oficial de la AEAT sobre VeriFactu
Mejores prácticas para adaptar tu negocio a Verifactu
Adaptar un negocio a VeriFactu no consiste simplemente en instalar un programa nuevo y empezar a emitir facturas. La clave está en revisar cómo facturas actualmente, comprobar que el sistema que utilizas cumple los requisitos y preparar con tiempo el cambio para evitar errores cuando llegue la fecha de aplicación.
La Agencia Tributaria establece que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben garantizar, entre otros aspectos, la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, deben generar los registros correspondientes y disponer de capacidad para comunicarse con la AEAT.
1. Revisa cómo estás facturando actualmente
El primer paso es hacer una pequeña auditoría de tu negocio.
Comprueba:
- Qué programa utilizas actualmente.
- Si facturas mediante un ERP, TPV, aplicación o programa específico.
- Si todavía utilizas Excel, Word u otras herramientas para preparar facturas.
- Cuántas personas generan facturas.
- Si tienes diferentes establecimientos o puntos de venta.
- Si también realizas facturas simplificadas o tickets.
- Si facturas a empresas, particulares o ambos.
No todos los negocios tendrán la misma dificultad para adaptarse. Un autónomo que emite unas pocas facturas al mes tendrá un proceso mucho más sencillo que una empresa con varios empleados, TPV, tienda online y un ERP conectado con la contabilidad.
2. Comprueba si tu software actual está preparado
Antes de cambiar de programa, pregunta primero a tu proveedor si su sistema está adaptado al Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación.
No te limites a comprobar que en la página comercial aparezca la palabra «VeriFactu». Solicita información concreta sobre el cumplimiento.
El sistema debe garantizar los requisitos establecidos por la normativa y generar los registros de facturación correspondientes. También debe incorporar el código QR en las condiciones previstas.
3. Solicita la declaración responsable
Una de las comprobaciones más importantes es solicitar al fabricante o desarrollador la declaración responsable del sistema.
La AEAT explica que la certificación del cumplimiento se realiza mediante esta declaración responsable emitida por el productor del sistema informático.
Guarda este documento junto con la documentación de tu software.
Si un proveedor asegura que su programa está adaptado pero no puede facilitarte información clara sobre su declaración responsable, conviene pedir explicaciones antes de confiar en el sistema.
4. No elijas únicamente por precio
El programa más barato no necesariamente será el más adecuado para tu negocio.
Antes de contratarlo, compara:
Cumplimiento
- Declaración responsable.
- Generación de registros.
- Código QR.
- Huella digital y encadenamiento.
- Capacidad de remisión de información a la AEAT.
Funcionamiento
- Facilidad para crear facturas.
- Gestión de clientes.
- Facturas rectificativas y anulaciones.
- Facturas simplificadas.
- Gestión de diferentes usuarios.
Empresa
- Soporte técnico.
- Copias de seguridad.
- Exportación de datos.
- Condiciones de cancelación.
- Precio real después del periodo promocional.
5. Haz una copia de seguridad antes de cambiar
Si vas a migrar desde otro programa, no empieces el proceso sin guardar previamente una copia de tus datos.
Conserva, como mínimo, la información necesaria para poder consultar tu histórico de facturación y documentación relacionada.
La normativa exige que los registros puedan conservarse y mantenerse accesibles y legibles.
Además, la AEAT señala que cuando sea necesario modificar información de un registro de facturación ya generado, debe crearse un nuevo registro que complete, modifique o anule el anterior, en lugar de manipular el registro original.
6. Prueba el nuevo sistema antes de utilizarlo definitivamente
Si tu proveedor ofrece una versión de prueba, aprovéchala.
Realiza varias operaciones habituales de tu negocio:
- Crear una factura.
- Crear una factura simplificada.
- Rectificar una factura.
- Anular una factura cuando corresponda.
- Comprobar el QR.
- Consultar los registros.
- Exportar información.
Esto te permitirá detectar problemas antes de utilizar el sistema en tu actividad diaria.
7. Forma a las personas que facturan
En una empresa, VeriFactu no afecta únicamente al departamento contable.
Si diferentes empleados pueden emitir facturas, todos deben conocer el nuevo procedimiento.
Es especialmente importante explicar que una factura no debe tratarse como un documento que simplemente puede borrarse y rehacerse. Los cambios deben quedar registrados de acuerdo con el funcionamiento previsto por el sistema.
Esto evita que un empleado continúe utilizando métodos antiguos mientras el resto de la empresa ya trabaja con el nuevo sistema.
8. Evita sistemas paralelos
Uno de los errores que conviene evitar es tener un sistema oficial y, al mismo tiempo, continuar generando facturas mediante herramientas independientes.
Por ejemplo:
Programa de facturación → facturas oficiales
Excel → «facturas provisionales»
Word → facturas de determinados clientes
Si una operación forma parte del proceso de facturación de tu negocio, debes asegurarte de que el sistema utilizado para gestionarla es compatible con las obligaciones que establece la normativa.
9. Decide qué modalidad utilizar
La normativa contempla los Sistemas de emisión de facturas verificables (VERI*FACTU) y sistemas que no funcionan bajo esa modalidad.
Los sistemas VERI*FACTU tienen capacidad para remitir los registros de facturación a la AEAT. La elección y funcionamiento concreto dependerán de las características del sistema y de las obligaciones aplicables.
Antes de elegir, comprueba qué modalidades ofrece el proveedor y qué implicaciones tiene cada una para tu negocio.
10. Mantente atento a las actualizaciones
La adaptación no debería considerarse un proceso que termina el día que instalas el software.
La normativa y sus especificaciones técnicas pueden actualizarse, por lo que es recomendable utilizar un proveedor que mantenga el programa actualizado.
Además, la AEAT mantiene una sección específica de preguntas frecuentes y documentación técnica sobre los Sistemas Informáticos de Facturación, actualizada periódicamente.
¿Cuándo debería empezar?
No esperes a la última semana.
Para una actividad sencilla, varias semanas de margen pueden ser suficientes. En empresas con ERP, múltiples usuarios, TPV o diferentes establecimientos, es recomendable comenzar con bastante más antelación para poder probar el sistema y solucionar problemas.
Las fechas actualmente establecidas son 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios incluidos en el reglamento.
Checklist rápido antes de dar el cambio por terminado
✔ He identificado cómo facturo actualmente.
✔ He comprobado que mi software está adaptado.
✔ He solicitado la declaración responsable.
✔ He comprobado el funcionamiento del QR.
✔ He realizado una copia de seguridad.
✔ He probado el nuevo sistema.
✔ He formado a las personas que facturan.
✔ He eliminado métodos paralelos de facturación.
✔ He comprobado cómo conservar y recuperar mi histórico.
✔ Tengo claro qué modalidad utilizaré.
En definitiva: la mejor estrategia es no esperar a que llegue la fecha límite. Revisar ahora el sistema que utilizas, elegir un proveedor fiable y realizar la transición con tiempo puede evitar problemas y hacer que la adaptación a VeriFactu sea mucho más sencilla.
Sanciones y consecuencias de no cumplir con Verifactu
Cumplir con los requisitos de VeriFactu no es únicamente una cuestión de adaptar el programa de facturación. La Ley General Tributaria establece sanciones específicas relacionadas con la fabricación, comercialización y tenencia de sistemas informáticos de facturación que no cumplan las exigencias legales.
El régimen sancionador se encuentra principalmente en el artículo 201 bis de la Ley 58/2003, General Tributaria, y contempla sanciones especialmente elevadas para los fabricantes y para quienes tengan sistemas que deban estar certificados y no lo estén.
¿Cuánto puedes pagar por incumplir VeriFactu?
La cantidad depende de quién cometa la infracción y de qué conducta se produzca.
| Situación | Sanción prevista |
|---|---|
| Tenencia de un sistema no certificado cuando debería estarlo | 50.000 € por ejercicio |
| Fabricación, producción o comercialización de sistemas no conformes | 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema |
| Comercialización de un sistema sin la certificación/declaración responsable exigible | 1.000 € por sistema |
La Agencia Tributaria califica estas infracciones como graves.
1. Sanción de hasta 50.000 € para quien tenga un sistema no conforme
El artículo 201 bis contempla una multa fija de 50.000 € por cada ejercicio cuando se trate de la tenencia de sistemas informáticos que no estén debidamente certificados cuando deberían estarlo, o cuando se hayan alterado o modificado dispositivos certificados.
Es importante hacer una precisión: no significa que cualquier programa antiguo que tengas instalado vaya automáticamente a generar una multa de 50.000 €. La propia AEAT aclara que, por ejemplo, conservar un programa antiguo únicamente para mantener el histórico de facturación no implica necesariamente que exista infracción por su mera tenencia si ya no se utiliza como sistema de facturación.
Por eso, no conviene trasladar la idea de «tengo un programa antiguo = 50.000 € de multa» sin analizar las circunstancias concretas.
2. Las sanciones para fabricantes son todavía mayores
El régimen también afecta directamente a las empresas que desarrollan y comercializan software.
La fabricación, producción o comercialización de sistemas que no cumplan las especificaciones exigidas puede sancionarse con 150.000 € por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema objeto de la infracción.
Además, cuando un sistema deba estar certificado y se comercialice sin dicha certificación, existe una sanción específica de 1.000 € por cada sistema informático comercializado sin certificación.
¿Y si el software tiene un fallo?
Esta es una cuestión especialmente importante para autónomos y empresas.
La normativa establece que los fabricantes deben emitir una declaración responsable en la que certifiquen que el sistema cumple los requisitos establecidos. La declaración debe identificar el sistema y sus características y debe estar disponible de forma visible.
Además, la AEAT indica expresamente que el obligado tributario que utiliza un sistema de facturación debidamente certificado no tiene responsabilidad por el incorrecto funcionamiento del mismo, correspondiendo dicha responsabilidad al fabricante conforme al artículo 201 bis de la LGT.
Por eso es recomendable conservar la documentación proporcionada por el proveedor.
¿Qué ocurre si manipulas las facturas?
VeriFactu busca precisamente evitar que los registros de facturación puedan modificarse, eliminarse o manipularse sin dejar rastro.
El artículo 29.2.j) de la LGT exige que los sistemas garanticen, entre otros aspectos, la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Por este motivo, un programa que permita alterar registros de facturación incumpliendo las condiciones establecidas puede quedar dentro del régimen sancionador.
Además, esto es diferente de otras posibles infracciones relacionadas con la propia facturación o con la ocultación de ingresos. Es decir, tener un software conforme no permite modificar facturas libremente ni evita otras responsabilidades fiscales.
¿Es obligatorio utilizar la modalidad VERI*FACTU?
No exactamente.
La normativa contempla dos modalidades de cumplimiento:
VERI*FACTU: los registros de facturación se remiten a la sede electrónica de la AEAT inmediatamente después de producirse.
NO VERI*FACTU: no existe esa remisión automática, pero el sistema debe cumplir requisitos adicionales de seguridad, entre ellos la firma de los registros y la conservación de un registro de eventos.
Por tanto, no utilizar la modalidad VERI*FACTU no significa automáticamente estar incumpliendo la normativa.
Lo importante es que el sistema utilizado cumpla los requisitos correspondientes a la modalidad elegida.
¿Puedo seguir utilizando Excel?
Esta cuestión requiere cuidado.
El reglamento se aplica a los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que se utilicen para expedir facturas. Las facturas completas y simplificadas emitidas mediante estos sistemas están sujetas a los requisitos establecidos.
Por tanto, no es correcto afirmar simplemente que «Excel siempre está prohibido». Lo determinante es cómo se utiliza la herramienta y si constituye un sistema informático de facturación incluido en el ámbito del reglamento.
Si tu negocio depende de una herramienta informática para emitir y gestionar sus facturas, lo prudente es comprobar su encaje en la normativa y utilizar un sistema que cumpla los requisitos cuando te resulte aplicable.
¿Las sanciones se acumulan?
El artículo 201 bis establece determinadas sanciones por cada ejercicio, por lo que una situación de incumplimiento puede tener consecuencias económicas repetidas si se mantiene en ejercicios diferentes.
Sin embargo, esto no significa que Hacienda vaya a imponer automáticamente 50.000 € todos los años a cualquier negocio que tenga un problema con su software. La aplicación de una sanción depende de que se produzca la conducta infractora prevista legalmente y de las circunstancias del caso.
Cómo evitar problemas con VeriFactu
Antes de que llegue tu fecha de adaptación, comprueba:
- ✅ Que tu software está dentro del ámbito de la normativa.
- ✅ Que el fabricante dispone de la declaración responsable.
- ✅ Que el sistema genera correctamente los registros de facturación.
- ✅ Que garantiza la integridad y trazabilidad de los registros.
- ✅ Que las facturas incorporan el QR cuando corresponda.
- ✅ Que conoces qué modalidad de cumplimiento utiliza tu sistema.
- ✅ Que conservas adecuadamente tu histórico de facturación.
- ✅ Que no utilizas herramientas paralelas que puedan generar problemas de trazabilidad.
- ✅ Que mantienes el software actualizado.
En resumen
Las sanciones de VeriFactu pueden ser importantes, especialmente para fabricantes y para la tenencia de sistemas que deban estar certificados y no lo estén. Pero no conviene caer en titulares alarmistas: 50.000 € no es una multa automática por cualquier error relacionado con VeriFactu.
La mejor estrategia es comprobar con antelación que tu sistema cumple la normativa, solicitar la declaración responsable al proveedor y conservar la documentación que acredita el cumplimiento.
La propia AEAT mantiene una sección específica con información, preguntas frecuentes y documentación técnica sobre los Sistemas Informáticos de Facturación y VeriFactu.
Última actualización: agosto de 2026.
